binnen het thema Debiteurenbeheer
Structureel debiteurenbeheer is een van de belangrijkste zaken op weg naar het sneller betaald krijgen van je facturen.
De meeste bedrijven hebben er wel eens (of helaas structureel) mee te maken, facturen die te laat betaald worden. Een onbetaalde factuur kost tijd en irritatie, maar kost ook geld. Hoe zorg je ervoor dat facturen sneller betaald worden?
Structureel debiteurenbeheer is een van de belangrijkste zaken op weg naar het sneller betaald krijgen van je facturen. Je liquiditeitspositie komt niet in het geding als je ervoor zorgt dat de debiteurenadministratie altijd up-to-date is. Een van de meest gebruikte meetinstrumenten binnen het debiteurenbeheer is DSO.
DSO staat voor Days Sales Outstanding, de DSO ratio geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voordat een bedrijf de facturen betaald krijgt. Een lage DSO betekent dat je klanten over het algemeen snel betalen, dat is goed voor de cashflow in de onderneming. Een hoge DSO betekent dan weer dat klanten langer wachten met betalen van facturen, wat een negatieve invloed heeft op de cashflow en banksaldo. Een hoge DSO komt vaak doordat je een risicovolle debiteurenportefeuille hebt, of doordat het debiteurenbeheer niet goed, of niet structureel gevoerd wordt. Een niet structureel uitgevoerd debiteurenbeheer heeft in de meeste gevallen een negatief effect op de DSO, en dus op je onderneming.
Debiteurenbeheer is de manier om je facturen sneller betaald te krijgen, maar bij het gemiddelde MKB bedrijf ook vaak het ondergeschoven kindje. Vaak wordt debiteurenbeheer gezien als een lastige of vervelende klus, of willen ze hun goede relatie met hun klant niet op het spel zetten. Daarnaast ligt het debiteurenbeheer bij ziekte of vakanties vaak stil, waardoor het aantal onbetaalde facturen snel op kan lopen.
Veel ondernemers gaan er vanuit dat hun klanten het niet prettig vinden als ze een strak debiteurenbeleid hanteren, maar niet is minder waar. Zelf zeggen wij altijd, debiteurenbeheer is het opvoeden van je klanten. Daarmee bedoelen we dat wanneer een klant vanaf het begin van de zakelijke relatie gewend is aan jouw strikte debiteurenbeheer, ze hier ook geen problemen mee hebben. Sterker nog, diverse onderzoeken tonen aan dat klanten het juist als prettig ervaren. Klanten vinden het vervelender als je nooit iets laat horen over openstaande facturen en dan ineens geconfronteerd worden om de openstaande facturen te voldoen.
Zoals gezegd is een strak debiteurenbeheer de oplossing tegen onbetaalde facturen. Heb je moeite met het bijhouden van de debiteurenadministratie? Met de debiteurensoftware van CBMK automatiseer je heel eenvoudig jouw debiteurenadministratie. Zo maak je direct inzichtelijk wanneer en welke acties er ondernomen moeten worden.
Wij helpen je graag om het debiteurenbeheer te verbeteren, met onze debiteurenbeheer software of door het uitbesteden van je debiteurenbeheer aan ons. Wil je het liever zelf doen? Gebruik dan het stappenplan voor debiteurenbeheer, zo geef je het debiteurenbeheer meer vorm en inhoud.
Het uitbesteden van debiteurenbeheer is aantrekkelijk wanneer je honderden of duizenden facturen per jaar verstuurd en je graag grip wilt hebben en houden op het proces. Verstuur je minder facturen per maand of wil je het liever zelf blijven doen, dan kan je gebruik maken van onze debiteurensoftware. Met de debiteurenbeheer software van CBMK digitaliseer en automatiseer je eenvoudig de debiteurenadministratie. Zo maak je direct inzichtelijk wanneer en welke acties er ondernomen moeten worden.
Bij CBMK zeggen wij altijd: debiteurenbeheer gaat over het opvoeden van je eigen klanten. Hiermee bedoelen we dat wanneer de klant vanaf het begin van de zakelijke relatie gewend is aan een strikt debiteurenbeheer, hij hier ook helemaal geen problemen mee heeft. Maar wat is een strikt debiteurenbeheer? Een strikt debiteurenbeheer vereist discipline, zowel van de ondernemer als van de professional die er mee bezig is. Als je een betalingstermijn van 14 dagen hanteert, is het van belang dat je op de 15e dag in actie komt.
Vermeld altijd een duidelijke betalingstermijn en indien er algemene leveringsvoorwaarden aanwezig zijn, vermeld deze dan altijd. Zorg dat je factuur voldoet aan de vereisten waar een factuur aan moet voldoen.
Na het verstrijken van de betalingstermijn stuur je bij voorkeur een herinnering. Gebruik nooit de term 1e of 2e herinnering, je geeft daarmee aan dat er nog een volgende komt. Vermeldt een duidelijke termijn in de herinnering (bijvoorbeeld 8 of 14 dagen). Gebruik hierin nooit termen als zo spoedig mogelijk of terstond, omdat je dan geen duidelijk tijdstip hebt voor verdere actie.
Telefonisch contact met je klanten werkt in de praktijk vaak het best. Refereer naar de gestuurde factuur of rekeningoverzicht en probeer te achterhalen wat de reden is van het niet betalen. Als er geen betwisting is, laat de klant dan een voorstel doen wanneer hij gaat betalen. Indien akkoord:
Als de klant de gemaakte afspraak niet is nagekomen, ben je bij particulieren verplicht een aanmaning te versturen. Deze aanmaning moet in het geval van een particuliere debiteur aan een aantal eisen voldoen. Zo moet je de debiteur minimaal 15 dagen de tijd geven om te betalen, nadat deze brief is bezorgd. Daarnaast moeten de te verwachten incassokosten, conform de Wet buitengerechtelijke incassokosten, vermeld worden. Deze bereken je als volgt:
Er geldt altijd een minimum van €40 aan buitengerechtelijke incassokosten, die bij de debiteur in rekening gebracht mogen worden. Het totaal van de kosten mag het bedrag van €6.775 niet overschrijden. Deze kosten worden geacht inclusief btw te zijn.
Bereken zelf de incassokosten via onze handige rekentool ‘Incassokosten berekenen’
Blijft de debiteur ondanks alle bovenstaande acties weigerachtig om de openstaande factuur (facturen) te betalen, stel hem dan in gebreke. Vermeld daarin een termijn van 8 dagen en stuur deze per post. Bij grotere bedragen is het aan te raden om deze per aangetekende post te versturen. Laat zien dat het menens is en reageer direct na het verstrijken van het gestelde ultimatum.
Om extra druk te zetten, kan je er ook voor kiezen om in plaats van een ingebrekestelling een presommatie door CBMK te laten versturen. Dit zorgt voor extra druk bij de debiteur, zonder dat dit de relatie onnodig verstoort. Lees hier meer over de presommatie (of laatste aanmaning) van CBMK.
Dien direct na het verstrijken van de laatste afspraak de vordering in bij ons. Wij zullen de vordering op een professionele manier incasseren, zodat je alsnog krijgt waar je recht op hebt.
Wanneer CBMK een vordering ter incasso neemt is de eerste stap om de debiteur kenbaar te maken dat de vordering aan CBMK is overgedragen. Dit doen wij door middel van het sturen van een sommatie schrijven. Als een vordering aan ons overgedragen wordt, sturen wij uiterlijk binnen 24 uur een sommatie schrijven naar jouw debiteur.
In een sommatie schrijven staan de volgende gegevens: